ควบคุมเวลาในการประชุม
- Published: Nov 30, 2016 17:59
- Writer: Post Today | 1 viewed
เวลาเข้าประชุมหลายครั้งมักกินเวลานานเป็นครึ่งค่อนวัน บางครั้งอาจได้ข้อสรุปที่เป็นประโยชน์น้อยเหลือเกิน ปัญหามาจากการไม่วางแผน ควบคุมการประชุมให้ดีนั่นเอง ซึ่งหลักง่ายๆ ในการควบคุมเวลาในการประชุมให้เสร็จภายในเวลาอันจำกัด และมีประสิทธิภาพก็คือ
1. เมื่อระบุเวลาการเข้าประชุมว่าเข้ากี่โมง และจะใช้เวลานานเท่าไหร่ หากผู้นำกระชับการประชุมให้เลิกได้ตรงเวลาจะดีมาก เพราะสามารถนำเวลาที่เหลือไปทำประโยชน์ให้องค์กรได้อีกมากมาย ซึ่งการจะทำแบบนั้นได้ทุกคนที่ร่วมประชุมควรเข้าใจถึงวาระในการประชุมครั้งนั้นๆ เสียก่อน ก่อนเข้าประชุมพนักงานที่มีส่วนร่วมในการประชุมควรเตรียมหรือตรวจเนื้อหาว่ามีสิ่งใดที่คุณต้องเตรียมตัว เช่น การหาข้อมูลมาซัพพอร์ตเพิ่มเติม เพื่อนำเสนอในที่ประชุม หรือการทำพรีเซนเทชั่นที่สั้นๆ กระชับเข้าใจง่าย เพราะหลายครั้งเวลาในการประชุมมักจะเสียไปกับการไม่เตรียมตัวให้พร้อมของผู้เข้าร่วมประชุมนั่นเอง
2. เมื่อรู้ตัวว่าห้าโมงเย็นจะมีการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนก็ควรเตรียมตัวเองให้พร้อมนอกเหนือจากข้อมูล เช่น เตรียมกินข้าว กินน้ำ เข้าห้องน้ำให้เสร็จก่อนประชุมสักครึ่งถึง 1 ชั่วโมง เพราะบางครั้งการประชุมก็เริ่มไม่ได้เพราะสมาชิกไม่พร้อมสักที
3. สมาชิกแต่ละท่านควรรู้ว่าตัวเราเองควรมีเวลาพูด เสนอประเด็นอย่างไรให้สั้นที่สุด และไม่พูดเรื่องราวนอกประเด็น เพราะหากทุกคนพูดโดยที่ไม่มีกำหนดเวลาแต่ละคนให้ชัดเจน ไม่ควรพูดคุยเรื่องเล่นๆ ในที่ประชุม เพราะเวลาจะลากยาวไปอย่างไม่มีกำหนด
