เชื่อว่าไม่มากก็น้อยที่กำลังมีปัญหาเรื่องการสื่อสารกับคนในที่ทำงาน วันนี้จะเล่าให้ฟังถึงเรื่องของคน ๆ หนึ่ง คน ๆ นี้เปลี่ยนที่ทำงานมาแล้ว 4 ครั้ง ทุกที่และทุกครั้ง ไม่มีเพื่อนร่วมงานคนใดชอบเขาเลย ทำไมจึงเป็นอย่างนี้ เขาเฝ้าถามตัวเอง ทั้งที่เขานั้นพยายามช่วยเหลือและแนะนำงานแก่เพื่อนร่วมงานอย่างสุดความสามารถ สุดความคิดสติปัญญา แต่ผลลัพธ์ทุกครั้งไม่เคยออกมาดี เพื่อนร่วมงานคิดว่าเขาโอ้อวด กร่าง ยกตนข่มท่าน ทำไม ทำไมและทำไม?

     “เวลาที่ผมบอกในสิ่งที่พวกเขาไม่รู้ พวกเขามักจะคิดว่าผมอวดรู้ ไม่ว่าจะทำอะไรก็ถูกมองในแง่ลบหมด ผมเป็นคนเปิดเผย จึงมักเล่าเรื่องส่วนตัวให้เพื่อนใหม่ฟัง แต่แทนที่มันจะช่วยสร้างความสนิทสนมอย่างที่ควรเป็น กลับกลายเป็นสิ่งที่ย้อนมาทำร้าย เพราะคนอื่น ๆ มองว่า ผมเป็นคนที่ไม่น่าไว้ใจ ผมกังวลใจมาก รู้สึกเหมือนใคร ๆ ก็ไม่รัก ไม่เป็นที่ยินดีของใครเลย ทั้งที่พยายามเต็มที่แล้ว แต่ก็ยังไม่เป็นที่พอใจของใครไปหมด จะแก้ไขเรื่องนี้ได้อย่างไร”

     เมื่อคุณรู้ตัว ก็ถือเป็นจุดเริ่มต้นของการปรับปรุงและเข้าสู่กระบวนการแก้ไข เอาเป็นว่าเรามาช่วยกันมองและช่วยกันแก้ปัญหาเรื่องการสื่อสารในองค์กรนี้ด้วยกัน 7 แนวทางปฏิบัติต่อไปนี้ ช่วยคุณได้!

1. การเปิดเผยตนเอง  เป็นเรื่องดี แต่ก็ต้องดูความเหมาะสมและโอกาส หลักการง่าย ๆ คือ คุณควรฟังมากกว่าพูด การเป็นผู้รับฟังที่ดีนั้น ถือเป็นการแสดงความใส่ใจ การไม่เอาความลับไปโพนทะนา ก็จะสร้างความไว้วางใจจากเพื่อน ๆ ได้

2. ความสนิทสนมที่ต้องการจากเพื่อนร่วมงาน  นั้นเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลา ค่อยเป็นค่อยไป หากรวดเร็วเกินไปหรือไม่เป็นธรรมชาติ ย่อมนำมาซึ่งความกังวลและความหวาดระแวงจากอีกฝ่ายได้

3. การแนะนำ ก็ต้องแนะนำในสิ่งที่เขาต้องการ   อะไรที่เขาไม่ต้องการหรือพูดในโอกาสที่ไม่เหมาะสม เช่น แนะนำต่อหน้าคนอื่น แนะนำด้วยเสียงดังแปดหลอด พูดแนะนำผ่านมาทางผู้อื่นอีกทอดหนึ่ง แม้ว่าจะดี ก็เปล่าประโยชน์ แถมอาจทำให้ผู้ถูกแนะนำไม่พอใจได้

4. การให้คำแนะนำ (หรือสอน)  ก็อาจทำให้ผู้รับคำแนะนำรู้สึกว่า ผู้แนะนำสอดแทรกเข้ามาอย่างไม่จำเป็น ลองนึกถึงตัวเองในเวลาที่กำลังคิดแก้ปัญหาหรือวางแผนทำงานสิ่งใด ขณะที่ใช้เวลาขบคิดอยู่นั้น ก็มีเพื่อนคนหนึ่งเสนอแนะวิธีแก้ปัญหา หรือวางแผนการทำงานให้ คุณจะรู้สึกอย่างไร บางคนอาจรู้สึกดี แต่คนจำนวนมากแม้จะรู้สึกดีหากก็จะรู้สึก “ด้อยค่า”ลงทันที ถ้าต้องการช่วยเพื่อนร่วมงาน ก็ควรดูด้วยว่า เขาต้องการหรือไม่ ถ้าเขาไม่ต้องการหรือยังไม่ต้องการ ก็ช่วยให้กำลังใจก็พอ

5. การผูกมิตรในเพื่อนร่วมงาน  เป็นศิลปะอย่างหนึ่ง คือการช่วยเหลือผู้อื่น ที่ไม่ใช่การ “บอก” หรือการ “แนะนำ” แต่เป็นการช่วยในสิ่งที่น่าเหนื่อยหรือน่าเบื่อ เช่น เมื่อเห็นเพื่อนกำลังปิดแสตม์เพื่อส่งจดหมายไปยังลูกค้า คุณอาจช่วยเขาปิดแสตมป์ ดีกว่าการไปสอนเพื่อนร่วมงานให้ฉีกแสตมป์สวย ๆ หรือสอนเพื่อนเกี่ยวกับวิธีการลงทุนในแสตมป์หายาก เพราะไม่ใช่เรื่องที่เพื่อนต้องการในเวลานั้น

6. การสื่อสารในองค์กรที่จะให้ผลในทางทวีคูณ  คือ การฟัง การที่คุณรับฟังคำแนะนำ (ที่แม้ว่าคุณจะรู้อยู่แล้วก็ตาม)จากเพื่อนร่วมงาน และแสดงความสนใจบ้าง ไม่ใช่แสดงความเก่งอยู่เรื่อย อะไร ๆ ก็เก่งอยู่คนเดียว ก็จะสร้างความรู้สึกที่ดี ผูกมิตรกับเพื่อนร่วมงาน ได้ใจและได้คอนเน็กชัน ซึ่งสำคัญมากสำหรับการทำงานในระดับองค์กร ส่วนกรณีมีใครช่วยเหลืออะไรก็รับไว้บ้าง (แต่ก็อย่ารับไว้ทั้งหมดทุกงานนะ)

7. ชมเชยลูกน้องและเพื่อนร่วมงานทั้งต่อหน้าและลับหลัง(อย่างจริงใจ)  เรื่องนี้ควรทำแม้แต่กับคนที่คุณไม่ชอบหน้า รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น โดยเฉพาะคำแนะนำ ขณะเดียวกันก็ควรแนะนำใครต่อใครเมื่อเขาร้องขอเท่านั้น อย่าลืมเช็คสถานการณ์ในขณะนั้นด้วยว่า สมควรแค่ไหนและอย่างไร เพียงแค่นี้ก็ทำให้การสื่อสารองค์กรของคุณกับเพื่อนร่วมงานดำเนินไปอย่างราบรื่น มีความเป็นมืออาชีพ ผลักดันทั้งตัวเองและทีมให้เดินหน้า

     สรุปแล้ว การให้และการรับที่สมเหตุสมผล สมควรแก่โอกาส บุคคล และกาลเทศะนั่นเอง ที่จะนำมาซึ่งการสื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ