ในเว็บไซต์ professional-business-communications ระบุว่าแม้แต่คนอเมริกันเอง เมื่อต้องเขียนอีเมล์เป็นภาษาอังกฤษก็เป็นเรื่องที่ท้าทายไม่ใช่น้อย ดังนั้นทางเว็บไซต์จึงได้แนะนำถึง 6 เทคนิคในการเขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษให้ดูเหมือนมืออาชีพ แต่เทคนิคที่ว่านี้ไม่ได้จำเพาะเจาะจงสำหรับผู้ที่เขียนอีเมลภาษาอังกฤษเท่านั้น แต่ในการเขียนอีเมลภาษาไทยก็สามารถนำมาปรับใช้ได้อย่างน่าสนใจ

     1. หัวข้อเรื่อง ต้องตรงประเด็น เขียนเป็นประโยคสั้นๆ เพื่อให้ผู้รับเข้าใจสิ่งที่เราต้องการสื่อสารได้ทันที ยกตัวอย่างแทนที่จะตั้งหัวข้อว่า ตารางการนัดประชุม ให้ใส่รายละเอียดลงไปเลยว่า การประชุมไหนที่กำลังพูดถึง พร้อมระบุวันที่ลงไปด้วย ก่อนส่งอย่าลืมเช็กตัวสะกดให้ดี เพราะถ้าคุณผิดพลาดตั้งแต่ตรงนี้ ผู้รับอาจจะตัดสินใจกดลบอีเมลนี้ไปทั้งที่ยังไม่ได้เปิดอ่านก็ได้

      2. การเริ่มต้นอีเมล์ การเริ่มต้นเขียนถึงใครในอีเมลต้องตรวจเช็กตั้งแต่ชื่อ ตำแหน่ง ให้ถูกต้อง หรือถ้าไม่แน่ใจให้ตรวจเช็กตำแหน่งของบุคคลที่เราจะอีเมลถึงจากหน้าเว็บไซต์ของบริษัทของเขา หรือตรวจสอบจากอีเมลก่อนหน้าที่มีการติดต่อกัน

      3. เนื้อหาในอีเมล์ นึกไว้เสมอว่าในการสื่อสารผ่านอีเมล เป็นการสื่อสารผ่านตัวหนังสือที่ไม่มีเรื่องน้ำเสียงเข้ามาเป็นตัวสื่ออารมณ์ ดังนั้นควรใส่คำว่า “โปรด” และ “ขอบคุณ” เข้าไปในเนื้อเรื่อง เพื่อหลีกเลี่ยงการแสดงออกว่าคุณกำลังพยายามบอกให้ใครทำอะไรบางอย่างให้คุณ หรือถ้าอย่างน้อยคุณจะขอให้ใครทำอะไรให้ การใช้คำเหล่านี้จะช่วยเพิ่มความสุภาพมากขึ้น

อีกอย่างหนึ่ง คือ เขียนข้อความให้เป็นประโยคสื่อสารชัดเจน มีประธาน กิริยา กรรม แทนการเขียนวลีลอยๆ อย่าลืมสะกดตัวสะกดให้ถูกต้องทุกครั้ง อย่างน้อยเพื่อสร้างความประทับใจแรกให้กับผู้ที่ได้รับอีเมล และในกรณีที่ต้องการมีการสื่อสารหลายประเด็นผ่านอีเมล คุณควรทำโครงเรื่องไว้ก่อนว่าจะสื่อสารประเด็นไหนบ้าง โดยเขียนแบ่งเป็นหัวข้อย่อย เพื่อตัดประโยคที่ใช้สื่อสารให้สั้นลง

      4. เขียนให้ถูกหลักไวยากรณ์ ถ้าไม่แน่ใจเรื่องแกรมม่า ให้ใช้ “Grammar Check” ในโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดก่อน หรือจะส่งไปให้เพื่อนช่วยดูก็ได้ เพราะการที่คุณส่งอีเมลที่ใช้หลักไวยากรณ์ผิดๆ ลูกค้าอาจจะไม่เข้าใจว่าคุณต้องการสื่อสารอะไร

      5. รูปแบบของอีเมล์ การใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ จุด รวมถึงวงเล็บ ในอีเมลพร่ำเพรื่อเป็นการลดความสำคัญของไอเดียที่คุณต้องการนำเสนอ

      6. ลงท้าย อย่าลืมใส่ข้อมูลช่องทางการติดต่อ เพราะไม่เช่นนั้น อีเมลที่คุณเขียนมาทั้งหมดก็สูญเปล่า