Bangkok post> Jobs > Career guide

จัดการโต๊ะทำงานให้น่านั่ง

  • Published: Sep 19, 2017 14:37
  • Writer: Post Today | 1,055 viewed

 

     งานจะออกมาดีหรือไม่ นอกจากความสามารถของเราแล้ว การมีโต๊ะที่เอื้อต่อการทำงาน และรู้วิธีการใช้โต๊ะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นเรื่องที่คนทำงานออฟฟิศน่าจะเรียนรู้เคล็ดลับเหล่านี้เอาไว้

     1. แยกเอกสารให้ชัด

บางคนแยกเอกสารไว้เป็นหมวดหมู่อย่างดี เช่น เรียงลำดับตามอักษร บางคนจัดตามแผนกที่ติดต่อ ตามรูปแบบการทำงานของแต่ละคน แต่ปัญหาอย่างหนึ่งที่พบในทุกที่ก็คือพื้นที่เท่าไรก็ไม่พอกับการเก็บเอกสารจนต้องวางสูงท่วมหัว เรามีวิธีที่ง่ายกว่านั้น ขอเพียงให้คุณแยกเอกสารให้ออกระหว่างเอกสารที่เป็นข้อมูลประกอบการทำงาน กับเอกสารที่ใช้ในการติดต่องาน เช่นเอกสารที่ต้องการรอการเซ็นสัญญา หรือเอกสารนัดหมาย
หากเป็นเอกสารที่ใช้ในการเซ็นสัญญาควรจัดเรียงตามแผนก หรือเรื่องราวให้ชัดเจนง่ายต่อการสืบค้น แต่เอกสารที่ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงเมื่อใช้เสร็จแล้วสามารถทำลายทิ้งได้ทันที จะช่วยลดการสะสมของกระดาษบนโต๊ะทำงานได้มากทีเดียว และเคล็ดลับอีกอย่างหนึ่งในการเคลียร์เอกสารบนโต๊ะทำงานของคุณ ถ้ามีกองเอกสารไหนที่คุณไม่ได้แตะต้องนานเป็นปี สามารถนำเอกสารหรือหนังสือกองนั้นไปทิ้งหรือรีไซเคิลได้ทันที

     2. ใช้โพสต์อิทดึงสมาธิ

การใช้กระดาษโพสต์อิท เขียนงานที่จะต้องทำในวันนั้นก่อนเริ่มงานเป็นเทคนิคอย่างหนึ่งที่ช่วยให้เราจัดสรรการทำงานให้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หลายครั้งที่มีงานเข้ามามากกว่า 5 อย่างที่ต้องทำในวันนั้น การเขียนโน้ตแปะไว้ที่หน้าคอมพ์จะช่วยให้เตือนความจำและดึงสมาธิให้กลับมาทำงานได้เร็วขึ้น เมื่อเราทำงานแรกเสร็จแล้วต้องการดูว่ามีงานอะไรที่ต้องทำในลำดับต่อไป และเมื่อทำงานนั้นๆ เสร็จแล้วดึงโพสต์อิทนั้นทิ้งไปเสีย
เทคนิคในการเขียนโพสต์อิทอย่างหนึ่งก็คือ เขียนเฉพาะหัวข้องาน และกำกับลำดับความสำคัญเช่น ด่วน หรือด่วนที่สุด บางคนใช้ลำดับความสำคัญเป็นคะแนนดาว นอกจากนี้หากมีเบอร์โทรศัพท์ที่ต้องติดต่อคนนอกองค์กร นอกจากจะต้องเขียนลงโพสต์อิทแล้วควรเขียนชื่อและเบอร์ติดต่อลงในสมุดโน้ตกำกับอีกทีหนึ่งเผื่อในกรณีที่เคลียร์งานเรียบร้อยแล้วแต่ต้องการติดต่อซ้ำ

     3. เคลียร์โต๊ะให้ว่างเข้าไว้

การมีกองงานจำนวนมากบนโต๊ะอาจมองได้ 2 อย่าง 1.เจ้าของโต๊ะมีงานเยอะและทำงานหนัก 2.เจ้าของโต๊ะเป็นคนที่ขาดความเป็นระเบียบเรียบร้อย ในข้อแรกนั้นดูเหมือนจะดีแต่หากมีกองเอกสารจำนวนมากกองอยู่แล้วอีกสัปดาห์ต่อมากองเอกสารนั้นยังคงอยู่ไม่ได้ลดลงเลย เราอาจถูกมองเป็นคนที่ทำงานไม่มีประสิทธิภาพ หรือกลายเป็นคนที่ไม่มีระเบียบไม่รักษาความสะอาดได้
ดังนั้น ควรเคลียร์โต๊ะให้มีพื้นที่ว่างให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ มีเฉพาะงานที่กำลังทำและสิ่งของจำเป็นในระหว่างการทำงาน เช่น ที่วางสมาร์ทโฟน สายพ่วงชาร์จไฟ แก้วน้ำ บางคนอาจจะมีต้นไม้กระถางเล็กๆ เครื่องรางสิ่งศักดิ์สิทธิ์ หรือของชอบที่อยากเอามาวางบนโต๊ะบ้าง ก็ไม่ว่ากัน แต่ก็อย่าให้มากจนเกินความพอดี อีกอย่างหนึ่งความเชื่อฮวงจุ้ยในการจัดโต๊ะทำงานเราจะต้องพยายามทำโต๊ะให้ว่างเพื่อรับพลังด้านดีเข้ามาด้วย

     4. ไม่ควรมีของส่วนตัวมากเกินไป

สำหรับคนที่ทำงานในองค์กรมานานหลายปีก็เป็นธรรมดาที่จะเห็นออฟฟิศเป็นเหมือนบ้านหลังที่ 2 จึงเริ่มเอาของใช้ส่วนตัวเข้ามาไว้ที่ออฟฟิศมากขึ้น เช่น เครื่องสำอางชุดใหญ่ไว้แต่งเติมหน้าระหว่างทำงาน หนังสือเล่มโปรดที่ซื้อมาจากงานสัปดาห์หนังสือแล้วมาใช้อ่านที่ออฟฟิศ พระเครื่องสะสม ตุ๊กตา หุ่นโมเดล หมอนข้าง และอีกสารพัด

     ในมุมหนึ่ง เราอาจจะมองว่าเป็นเรื่องที่ดีที่ทุกคนในออฟฟิศมีความรู้สึกว่า นี่คือบ้านที่เราอยู่ร่วมกัน แต่คุณอาจจะไม่มีที่ว่างเหลือพอสำหรับการวางเอกสารในการทำงานของคุณเอง ดังนั้นมีของสะสมมาวางโชว์ที่ออฟฟิศได้แต่ควรนำมาแต่พอดีและไม่ควรมีของส่วนตัวมากเกินไป